14 Bagian-Bagian Surat Resmi ini Perlu Dipahami Oleh Seorang Sekretaris

Dalam setiap pembuatan dokumen anda haruslah mengetahui bagian-bagian surat apa saja yang termasuk penting. Dengan begitu maka anda bisa membuat dokumen dengan baik.

Begitu juga dengan surat. Pasalnya surat terbagi atas dua yaiti surat formal dan non formal. Dimana surat formal memiliki bagian-bagian penting yang harus terdapat di dalamnya. Sehingga anda tidak bisa asal saja dalam hal membuat surat.

Berbeda dengan surat informal, dimana memiliki bagian-bagian yang lebih sederhana. Berikut akan dibahas mengenai beberapa bagian-bagian surat resmi.

Bagian-Bagian Surat Resmi

1. Kepala Surat

suherlin.com

Kepala surat atau kop surat merupakan bagian dari surat yang menunjukkan identitas suatu perusahaan atau instansi.

Surat yang menggunakan kop surat biasanya merupakan surat yang dikeluarkan oleh instansi. Kop surat terdapat pada bagian teratas dari surat.

Isi dari kop surat antara lain nama instansi, alamat, kotak pos, email, telepon, dan lain sebagainya.

2. Tempat dan Tanggal Pembuatan Surat

medium.com

Tempat dan tanggal merupakan bagian pertama surat. Biasanya terletak di kanan atau di kiri surat tergantung dari format yang dipilih.

Tempat menunjukkan lokasi (kota) pembuatan surat. Tanggal menunjukkan tanggal ketika surat dibuat. Penulisan tempat dan tanggal penting dicantumkan karena digunakan sebagai penunjuk waktu.

3. Nomor Surat

Nomor surat berfungsi untuk mempermudah pengarsipan apabila sewaktu-waktu dibutuhkan. Ditulis sesuai dengan kebijaksanaan perusahaan.

4. Lampiran

Lampiran digunakan sebagai petunjuk tentang dokumen yang disertakan bersama surat yang bersangkutan. Untuk surat resmi lampiran dinyatakan dalam jumlah yang pasti.

5. Hal/Perihal

Perihal surat berisikan pokok-pokok isi surat yang ingin ditunjukkan oleh pembuat surat. Hal atau perihal merupakan inti dari isi surat secara keseluruhan.

6. Alamat

brainly.co.id

Bagian-bagian dari alamat surat antara lain nama jabatan seseorang, instansi dan alamat yang dituju. Bagian alamat biasanya dimulai dengan kata “kepada”.

7. Salam Pembuka

Salam pembuka adalah kalimat pendahuluan atau kalimat pembuka yang merupakan penghormatan di awal surat. Yang lazim digunakan sebagai salam pembuka adalah “dengan hormat”.

Salam pembuka ini penting bagi sebuah surat mengingat hal itu dapat menanamkan rasa persaudaraan antara orang-orang yang belum saling mengenal.

8. Paragraf Pembuka

Paragraf pembukaan biasanya akan berisikan ucapan salam dan juga membahas tentang isi surat.

Merupakan paragraf yang bersifat basa-basi dan biasanya hanya terdiri dari satu paragraf saja atau berfungsi sebagai pengantar untuk memulai menulis isi surat.

9. Isi Surat

mikirbae.com

Isi surat adalah hal atau masalah pokok dari surat. Pokok pikiran yang dituangkan untuk menyampaikan maksud dan tujuan pokok penulisan surat. Isi surat terdiri dari beberapa paragraf tergantung pembicaraan yang ingin disampaikan.

10. Penutup Surat

Paragraf penutup adalah paragraf yang digunakan sebagai penutup surat. Berfungsi sebagai akhir pembicaraan yang mengandung harapan, penegasan, dan pernyataan lain yang berkaitan dengan adat dan sopan santun.

11. Salam Penutup

Salam penutup merupakan penghormatan kepada pembaca sebagai penutup surat. Sang biasanya digunakan adalah hormat saya, hormat kami, dan sebagainya.

12. Jabatan, Tanda Tangan, Dan Nama Terang

romadecade.org

Jabatan merupakan status atau kedudukan seseorang yang berhak menandatangani surat tersebut juga disertai nama terang.

13. Tembusan

Tembusan berfungsi untuk memudahkan pemeriksaan kalau ada pihak lain yang berkepentingan dengan surat tersebut.

Digunakan hanya jika surat yang dikirimkan kepada pihak yang dituju perlu diketahui oleh pihak-pihak lain yang bersangkutan dengan hal tersebut. Tembusan ditulis urut berdasarkan jabatan.

14. Catatan/NB

Catatan merupakan pesan singkat yang belum tercantum di dalam isi surat. NB tidak selalu ada dalam penulisan surat. Penggunaannya tergantung pada kebutuhan.

Leave a Reply

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.